При этом требования к его ведению, установленные двумя федеральными законами и множеством подзаконных нормативных правовых актов [их около 15], обязательны для исполнения всеми — и регистраторами, и АО, которые ведут свой реестр самостоятельно. Более подробно об этом корреспонденту “СБ” рассказал директор по Южному и Северо-Кавказскому федеральным округам ЗАО “ВТБ Регистратор” Александр Спинко.

— Александр Николаевич, что же необходимо сделать АО, чтобы организовать процесс ведения реестра своих акционеров?

— Во-первых, требуется организовать прием и правильную регистрацию документов в соответствии с той системой документооборота, которая утверждена в АО либо в целом для нужд общества, либо отдельно именно для ведения реестра. Порядок приема и регистрации документов должен быть установлен в специальных внутренних локальных актах АО.

Во-вторых, АО придется разработать внутренние документы, правила ведения реестра, порядок документооборота и контроля и, что немаловажно, должностные инструкции для тех лиц, которые будут непосредственно работать с документами, составляющими реестр АО.

В-третьих, потребуется организовать ведение учетных регистров. Это основной этап, и он включает в себя фиксацию всех движений в реестре, в том числе и проведение операций. Учетными регистрами реестра являются журналы учета входящих и исходящих документов, регистрационный журнал, в котором отражаются все операции, проводимые в реестре, а также лицевой счет, который содержит всю информацию о зарегистрированных в реестре лицах.

Еще АО обязано организовать предоставление информации. В частности, отвечать на запросы зарегистрированных в реестре лиц, госорганов, которые имеют право получать информацию из реестра. Также общество должно организовать раскрытие информации, то есть предоставлять в региональное отделение ФСФР отчет о самостоятельном ведении реестра по определенным критериям в срок не позднее 15 февраля ежегодно, а при наличии любых иных условий — и в другие гос-органы, также в определенные в нормативных правовых актах сроки.

— Также потребуется организовать и должное хранение документов?

— Разумеется. Здесь стоит отметить, что сроки хранения документов реестра установлены нормативными правовыми актами. Но для АО, ведущих свой реестр самостоятельно, документы, связанные с реестром, являются собственными документами, и сроки хранения могут отличаться.

Кроме того, организация хранения документов подразумевает их правильную архивацию, чтобы в нужный момент можно было поднять не только информацию за любой период ведения реестра, но и необходимые первичные документы. Стоит обратить внимание на наличие системы сохранности персональных данных.

— Какие преимущества дает передача ведения реестра профессиональной организации-регистратору?

— Обращение к регистратору — это гарантия сохранности информации. Лицензионные требования, предъявляемые к регистратору, весьма жесткие, следовательно, он всеми силами радеет за целостность информации. Другой плюс — чисто экономический. Затраты АО на поддержание системы ведения реестра в надлежащем виде намного выше, чем затраты на регистратора, так как нет необходимости обучать специального человека, иметь специальное оборудование, соблюдать требование законодательства о персональных данных, разрабатывать и организовывать резервное хранение информации, а также утверждать внутренние документы по ведению реестра, вести учетные регистры. Отсутствует риск получения административного штрафа, снижаются риски рейдерского захвата. Кроме того, обращение к регистратору, как правило, гарантирует более лояльное отношение банков при выдаче кредитов для АО.

Беседовал Андрей Басьмин